Зачем нам столько совещаний? О работе, встречах и потерянном времени

В который раз ловлю себя на мысли, что не понимаю, зачем люди устраивают бесконтрольные совещания с командой.

Когда я работал в продажах, у нас были совещания каждый день ровно в 9 утра. У них было две цели. Во-первых, проверить, кто приехал к 9 и не просто забежал в офис, а успел заварить чай и собраться с мыслями. Во-вторых, актуализировать положение дел: понять, какие есть проблемы, чем можно помочь и, главное, какой план на сегодняшний день.

Но на деле полтора часа рабочего времени уходило на то, чтобы выслушивать, как спорят руководители рангом выше. И тут возникает резонный вопрос: у каждого менеджера по продажам есть свой начальник, который должен быть в курсе всей внутренней кухни. Зачем тогда созывать на совещание целый отдел? Не понимаю.

Раньше я думал, что такая история характерна только для небольших компаний. Мне казалось, что в крупных всё устроено иначе: есть чёткое разделение обязанностей, начальник идёт и говорит от всех, а менеджеры занимаются своей работой — висят на телефоне и зарабатывают деньги.

Но оказалось, что нет. Проблема общепринятая и повсеместная. Вопрос только в количестве.

Раньше у меня были совещания по понедельникам, средам и пятницам. Сверяли часы, узнавали новости, делились своими и шли работать. Совещания длились не час и даже не полтора — от силы двадцать-тридцать минут, а иногда и меньше.

Сейчас, после оптимизации и перевода в другой отдел, совещания проходят каждый день ровно в 9 утра. Потом следующее, условно, в 12, ещё одно в 14, потом в 16 и финальное в 17:30. И это не считая людей, которые просто подходят и спрашивают: «Есть минутка?» Есть. «Пойдём, кое-что обсудим».

Вопрос только один: зачем их так много?

Пока ответа у меня нет. Возможно, просто чтобы нагрузить работой, заведомо зная, что у человека её не так много. Хотя это неправда — точнее, не всегда правда. А может, просто потому, что я тут, ты тоже тут — давай за компанию, заодно познаешь азы и потянешь переговорные навыки.

Ещё давно, когда я работал в одном месте, мой директор говорил: «Позвони и проговори с человеком, так он быстрее поймёт и сможет сразу задать необходимые вопросы».

И вот с этим я в корне не согласен.

Если вы заранее договорились о звонке, например на следующий день, чтобы человек мог подготовить вопросы и морально настроиться на разговор, — это одно. Совсем другое — позвонить человеку с наскока, обрисовать ситуацию, вывалить на него кучу информации и тут же спросить: «Есть какие-нибудь вопросы?»

Мне кажется, всё должно быть дозированно.

Если совещание каждый день — пусть оно длится не больше пятнадцати минут: что сделал, какие проблемы возникли, что планируешь делать сегодня. Если проблема серьёзная — отдельный звонок. Если небольшая — разобрали её сейчас и пошли дальше.

А после этого не надо снова звонить. Лучше написать письмо или сообщение и дать человеку время подумать. Причём не только над вопросом, но и над ответом.

В конце концов, совещание само по себе не является работой. Оно должно помогать работать, а не заменять работу. Если после пяти встреч за день ты понимаешь, что большую часть времени потратил на разговоры о том, что нужно сделать, а не на то, чтобы это сделать, значит, что-то явно пошло не так.

Мне кажется, хороший рабочий процесс — это когда после короткого разговора всем понятно, что делать дальше, и каждый просто идёт и делает свою работу.